DBD ปิดเคาน์เตอร์ 1 พ.ย. 69: เช็กลิสต์ปรับสู่ออนไลน์ 100%

กรมพัฒนาธุรกิจการค้า (DBD) กระทรวงพาณิชย์ ออกแถลงการณ์อย่างเป็นทางการ (ฉบับที่ 376 เมื่อวันที่ 30 กันยายน 2569) ประกาศยุติการรับคำขอจดทะเบียนห้างหุ้นส่วนและบริษัทจำกัดในรูปแบบกระดาษ ณ ศูนย์บริการและสำนักงานพาณิชย์ทั่วประเทศ (Walk-in) โดยเปลี่ยนผ่านสู่ระบบออนไลน์ผ่านแพลตฟอร์ม DBD Biz Regist เต็มรูปแบบ 100% ตั้งแต่วันที่ 1 พฤศจิกายน 2569 เป็นต้นไป

การเปลี่ยนแปลงครั้งนี้หมายความว่า ธุรกรรมทางทะเบียนนิติบุคคลทุกประเภท ทั้งการจัดตั้งบริษัทใหม่ การแก้ไขเปลี่ยนแปลงกรรมการ ที่ตั้งสำนักงาน วัตถุประสงค์ ทุนจดทะเบียน หรือการจดทะเบียนเลิก จะไม่สามารถถือเอกสารกระดาษไปยื่นที่เคาน์เตอร์ได้อีกต่อไป หากกรรมการผู้มีอำนาจหรือผู้ถือหุ้นยังไม่ได้เตรียมตัวทางดิจิทัล การทำนิติกรรมสำคัญของบริษัทอาจต้องหยุดชะงัก ผู้ประกอบการจึงจำเป็นต้องใช้ช่วงเวลาเปลี่ยนผ่านในเดือนตุลาคม 2569 ตรวจสอบความพร้อมของระบบและบุคคลที่เกี่ยวข้องทันที

สรุปการเปลี่ยนแปลง: จากเอกสารกระดาษสู่ DBD Biz Regist เต็มรูปแบบ

ตามประกาศของกรมพัฒนาธุรกิจการค้า (ข่าว DBD ฉบับที่ 376/2569) นโยบายนี้ครอบคลุมนิติบุคคลรูปแบบห้างหุ้นส่วนและบริษัทจำกัดทั่วประเทศ โดยมีสาระสำคัญที่กระทบต่อการทำงานประจำวันของฝ่ายบริหารและฝ่ายธุรการดังนี้:

• ยุติการรับคำขอหน้าเคาน์เตอร์ทุกกรณี: นับตั้งแต่วันที่ 1 พฤศจิกายน 2569 เป็นต้นไป เจ้าหน้าที่พาณิชย์จะไม่รับตรวจหรือประทับรับคำขอที่เป็นเอกสารกระดาษอีกต่อไป
• ครอบคลุมทุกวงจรธุรกิจ: ตั้งแต่การจองชื่อนิติบุคคล ยื่นจดทะเบียนจัดตั้ง แก้ไขข้อมูลระหว่างเปิดดำเนินงาน ไปจนถึงการชำระบัญชีและจดทะเบียนเลิกกิจการ
• การยืนยันตัวตนทางดิจิทัลแบบสมบูรณ์: กรรมการผู้มีอำนาจลงนามและผู้เริ่มก่อการต้องยืนยันตัวตนทางอิเล็กทรอนิกส์ (e-KYC) ผ่านระบบที่ได้รับการรับรอง เช่น ThaID ของกรมการปกครอง หรือระบบ NDID ก่อนเข้าสู่ระบบ
• เอกสารผลลัพธ์เป็นไฟล์ดิจิทัล: หนังสือรับรองบริษัท หนังสือบริคณห์สนธิ และสำเนาบัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น (บอจ.5) จะออกในรูปแบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-Certificate) พร้อมลายมือชื่อดิจิทัลและรหัสตรวจสอบความถูกต้อง

การปรับเปลี่ยนนี้สอดคล้องกับแนวทางปรับปรุงประสิทธิภาพภาครัฐที่ผู้ประกอบการสามารถศึกษาเพิ่มเติมได้ใน อัปเดตนโยบายเอสเอ็มอี 2569 พร้อมคู่มือสิทธิ์ลดหย่อนภาษี

เปรียบเทียบกระบวนการ: ยื่นเคาน์เตอร์เดิม vs ระบบ DBD Biz Regist

เพื่อให้เห็นภาพการปรับเปลี่ยนกระบวนการทำงานภายในองค์กรอย่างชัดเจน ตารางด้านล่างแสดงการเปรียบเทียบระหว่างขั้นตอนเดิมและระบบใหม่:

เช็กลิสต์ 5 ข้อเตรียมความพร้อมนิติบุคคลภายในเดือนตุลาคม 2569

เพื่อไม่ให้ธุรกรรมทางกฎหมายของบริษัทสะดุด ผู้บริหารและเจ้าของกิจการควรดำเนินการตาม 5 ขั้นตอนนี้ให้ครบถ้วนก่อนวันที่ 1 พฤศจิกายน 2569:

1. ให้กรรมการผู้มีอำนาจทุกคนลงทะเบียนแอปพลิเคชัน ThaID

เนื่องจากระบบ DBD Biz Regist ใช้การยืนยันตัวตนระดับความปลอดภัยสูง กรรมการบริษัททุกคนที่มีอำนาจลงนามผูกพันบริษัทตามหนังสือรับรอง ต้องดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน ThaID ของกรมการปกครอง และลงทะเบียนยืนยันตัวตนให้เสร็จสิ้น (สามารถทำได้ด้วยตนเองผ่านบัตรประชาชนและระบบสแกนใบหน้า หรือไปยืนยันที่สำนักงานเขต/ที่ว่าการอำเภอ) หากมีกรรมการเป็นชาวต่างชาติ ให้เตรียมข้อมูลหนังสือเดินทางและช่องทางการยืนยันตัวตนตามเกณฑ์ที่ DBD กำหนดล่วงหน้า

2. ตรวจสอบสิทธิ์ผู้ใช้งานระบบ DBD e-Registration ขององค์กร

นิติบุคคลที่เคยจดทะเบียนไว้นานแล้ว อาจมีบัญชีผู้ใช้งานเดิมที่เป็นของสำนักงานบัญชีเก่าหรืออดีตพนักงาน ให้ตรวจสอบว่าใครคือผู้ถือกุญแจดิจิทัลหรือผู้ดูแลระบบ (Admin) ของบริษัทในระบบ DBD หากพบว่าข้อมูลการติดต่อ อีเมล หรือเบอร์โทรศัพท์ของผู้ดูแลระบบไม่เป็นปัจจุบัน ให้รีบดำเนินการยื่นขอรีเซ็ตหรือมอบสิทธิ์ใหม่ทันที

3. ปรับเปลี่ยนกระบวนการจัดทำเอกสารภายในเป็นรูปแบบดิจิทัล

ยกเลิกการรอเซ็นเอกสารกระดาษหลายทอด โดยเตรียมแม่แบบเอกสารสำคัญ เช่น รายงานการประชุมคณะกรรมการ รายงานการประชุมผู้ถือหุ้น หนังสือยินยอมให้ใช้สถานที่ตั้งสำนักงาน และหนังสือมอบอำนาจ ให้อยู่ในรูปแบบไฟล์ดิจิทัล (PDF) ที่พร้อมสำหรับการลงนามอิเล็กทรอนิกส์และการอัปโหลดเข้าระบบ ทั้งนี้ การลงทุนปรับระบบเอกสารภายในยังสามารถนำไปวางแผนภาษีได้ตามแนวทางใน วิธีขอสิทธิ์ลดหย่อนภาษี 200% สำหรับ SME ปี 2026

4. ซักซ้อมขั้นตอนกับสำนักงานบัญชีหรือที่ปรึกษากฎหมายภายนอก

หากบริษัทใช้บริการเอเจนซี่ สำนักงานบัญชี หรือทนายความในการยื่นจดทะเบียน ให้ประชุมร่วมกันเพื่อทำความเข้าใจการแบ่งหน้าที่ใหม่ ในระบบ DBD Biz Regist แม้ตัวแทนจะร่างคำขอแทนได้ แต่ขั้นตอนสุดท้ายในการกดลงนามยืนยันคำขอ จะต้องส่งรหัสหรือลิงก์มาให้กรรมการผู้มีอำนาจเป็นผู้กดยืนยันผ่านอุปกรณ์ของตนเองเสมอ จึงต้องตกลงช่องทางการสื่อสารที่รวดเร็วเพื่อไม่ให้คำขอหมดอายุในระบบ

5. กำหนดระบบจัดเก็บหนังสือรับรองอิเล็กทรอนิกส์ (e-Certificate Storage)

เมื่อเอกสารทั้งหมดเปลี่ยนเป็นรูปแบบดิจิทัล องค์กรต้องเตรียมพื้นที่จัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ที่มีความปลอดภัยและกำหนดสิทธิ์เข้าถึงอย่างรัดกุม เอกสาร e-Certificate ที่มีลายมือชื่อดิจิทัลของนายทะเบียนจะคงสภาพความถูกต้องตามกฎหมายเมื่ออยู่ในรูปไฟล์ต้นฉบับ หากนำไปพิมพ์ลงกระดาษ ลายมือชื่อดิจิทัลจะไม่สามารถตรวจสอบความถูกต้องทางเทคนิคได้โดยตรง เว้นแต่จะสแกนตรวจสอบผ่านรหัส QR Code ที่กำกับอยู่บนเอกสาร

ผลกระทบเชิงธุรกิจและข้อผิดพลาดที่พบบ่อย

การเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลเต็มรูปแบบช่วยลดภาระค่าใช้จ่ายและลดระยะเวลาการเดินทางได้อย่างชัดเจน แต่มีจุดเสี่ยงเชิงปฏิบัติการที่มักเกิดขึ้นบ่อยครั้ง ได้แก่:

• กรรมการอยู่ต่างประเทศหรือขาดการติดต่อ: หากบริษัทมีกรรมการหลายท่านที่ต้องลงนามร่วมกัน แต่มีบางท่านไม่ได้ติดตั้งแอปพลิเคชัน ThaID หรืออยู่ในพื้นที่ที่ไม่สามารถรับสัญญาณ SMS ยืนยันรหัส OTP ได้ คำขอจะค้างอยู่ในระบบและถูกปฏิเสธเมื่อพ้นกำหนดเวลา
• ความเข้าใจผิดเรื่องหนังสือมอบอำนาจ: ธุรกิจจำนวนมากเข้าใจว่าการทำหนังสือมอบอำนาจให้ทนายความหรือผู้ทำบัญชีจะทำให้กรรมการไม่ต้องยืนยันตัวตน แต่ในระบบ DBD Biz Regist แม้จะมอบอำนาจให้ผู้ยื่นดำเนินการ กรรมการเจ้าของนิติบุคคลก็ยังคงต้องยืนยันตัวตนในฐานะผู้ให้อำนาจผ่านระบบดิจิทัลอยู่ดี
• การเปลี่ยนแปลงข้อมูลผู้ถือหุ้นกะทันหัน: ในกรณีที่มีการโอนหุ้นหรือเพิ่มทุน หากรายชื่อผู้ถือหุ้นใหม่ไม่มีข้อมูลดิจิทัลที่ตรงกับฐานข้อมูลทะเบียนราษฎร ระบบจะแจ้งเตือนความผิดพลาดและระงับการบันทึกคำขอ

แผนปฏิบัติการที่ต้องเริ่มทันที

เพื่อความต่อเนื่องในการดำเนินธุรกิจ ฝ่ายบริหารควรตั้งหัวข้อนี้เข้าสู่วาระการประชุมประจำสัปดาห์ มอบหมายให้เจ้าหน้าที่ธุรการหรือเลขานุการบริษัทสำรวจสถานะบัญชี ThaID ของกรรมการทุกคน จัดทำบัญชีรายชื่อผู้มีอำนาจ และทดสอบเข้าใช้งานพอร์ทัล DBD Biz Regist เพื่อยืนยันว่าข้อมูลนิติบุคคลยังคงมีสถานะปกติ การเตรียมความพร้อมล่วงหน้าก่อนสิ้นเดือนตุลาคม 2569 จะช่วยให้การทำธุรกรรมของบริษัทในวันที่ 1 พฤศจิกายนเป็นไปอย่างราบรื่นโดยไม่มีอุปสรรคทางเอกสาร

บริการที่เกี่ยวข้อง: Software Development