OEM Brief

Organics Cosme & Inno suivait tous ses briefs produits OEM dans un seul grand tableur partagé, tandis que spécifications, fichiers et décisions étaient dispersés dans des conversations privées. Les commerciaux ne voyaient pas où en était un brief côté R&D, les dates de lancement n’étaient pas enregistrées, et les clients devaient relancer pour avoir des nouvelles. Le brief : faire passer chaque dossier par tout son cycle de vie — réception, formulation, échantillonnage, stabilité, notification auprès de la FDA thaïlandaise, création graphique, production et livraison — dans un seul système avec responsables, échéances et piste d’audit, relié à l’ERP de l’entreprise plutôt que de le dupliquer.

L’ERP reste le système de référence de l’entreprise : nous avons donc construit OEM Brief comme la façade commerciale de l’ERP, en réutilisant ses comptes, ses codes clients et ses contrats d’API plutôt que d’en reconstruire.

1. 1. Typé de bout en bout, contrôlé à chaque appel

   Next.js 16 avec tRPC v11, Zod et Prisma sur MongoDB. Chaque procédure passe par une même couche d’autorisation qui combine le rôle (administrateur, ventes, R&D, direction) avec la propriété, les clients attribués, la catégorie de produit et l’étape du brief, et chaque modification d’un brief, d’un devis ou d’un client écrit une entrée d’audit immuable.

2. 2. Une connexion, un référentiel clients

   Commerciaux et administrateurs se connectent avec leur compte ERP. Les clients de l’ERP apparaissent automatiquement, on descend du client à la marque puis au projet NPD, et tout nouveau brief commence par le choix ou la création de la marque.

3. 3. Les briefs remontent dans l’ERP

   Chaque brief cosmétique enregistré avec un client est poussé vers l’ERP : le client y est créé si besoin, un nouvel envoi ne crée pas de doublon, et un échec s’affiche sur le brief comme statut de synchronisation. Les tableaux du pipeline R&D et des ordres de production lisent les données de l’ERP en direct.

4. 4. Suivi, signature et discussion

   Les clients ouvrent la page de suivi et signent les devis via des liens à jeton validés côté serveur. Chaque brief a son propre fil de discussion, pour que les décisions restent attachées au travail plutôt qu’enfouies dans des messages privés.

5. 5. Un assistant IA agentique

   Construit sur le Vercel AI SDK, l’assistant exécute 13 compétences dans une boucle d’outils : en cours de réponse, il peut chercher sur le web avec sources, vérifier le stock de l’usine, rechercher une substance dans PubChem et consulter un référentiel d’essais en laboratoire. Chaque exécution est journalisée avec son fournisseur et son modèle pour suivre l’usage de l’IA.

OEM Brief est en production, et chaque brief cosmétique enregistré avec un client arrive automatiquement dans l’ERP. La prochaine étape d’intégration consiste à pousser les formules finales vers l’ERP.

• Tous les briefs au même endroit

  Ventes, R&D et direction suivent l’étape, l’échéance, la discussion et l’historique de chaque brief au même endroit.

• Le client suit sa propre commande

  Un lien de suivi indique l’étape en cours, et les devis se signent en ligne.

• Aucune double saisie dans l’ERP

  Clients et briefs se synchronisent d’eux-mêmes avec l’ERP, et les tableaux R&D et production de l’ERP sont visibles dans l’application.

• Des réponses IA sourcées

  L’assistant décode les listes INCI, vérifie allégations et réglementation, et cite ses sources web et le stock de l’usine en répondant.