ORGANICS ERP

Hoạt động sản xuất mỹ phẩm của Organics đi qua bán hàng, R&D, thiết kế bao bì, mua hàng, kế hoạch, nhà máy, kho, QA, QC và tài chính, và mọi lần bàn giao giữa các bộ phận — brief thành công thức, công thức thành định mức vật tư, nguyên liệu thiếu thành đơn mua — đều phải đến tay nhóm tiếp theo đầy đủ và truy vết được về sau. ORGANICS ERP cũng là hệ thống giúp công ty sẵn sàng cho IPO: trong quá trình chuẩn bị niêm yết trên sàn chứng khoán, mọi giao dịch phải cho thấy ai tạo, ai duyệt và bằng chứng nào đứng sau. Yêu cầu đặt ra là đưa mọi phòng ban về cùng một bộ dữ liệu sau một lần đăng nhập, mỗi người chỉ thấy phần việc mà vai trò và phòng ban của mình cho phép. Hệ thống cũng phải theo đúng các mẫu chứng từ văn phòng đang dùng, để hệ thống thích nghi với cách nhà máy vận hành chứ không phải ngược lại.

Chúng tôi thiết kế ERP theo quy trình công việc thay vì chia theo từng phòng ban: mỗi bảng điều khiển là một ứng dụng riêng, nhưng tất cả cùng đọc và ghi một bộ dữ liệu qua các dịch vụ dùng chung, nên kết quả của bộ phận này trở thành đầu vào của bộ phận kế tiếp mà không phải nhập lại.

1. 1. Bảng điều khiển riêng, dịch vụ dùng chung

   Một monorepo pnpm và Turborepo chứa bảng điều khiển Next.js 16 cho từng phòng ban, hỗ trợ tiếng Thái và tiếng Anh qua next-intl, chạy trên các dịch vụ NestJS cho dữ liệu gốc, mua hàng, kho và tài chính với Prisma và MongoDB, triển khai trên DigitalOcean App Platform.

2. 2. Một lần đăng nhập, ba lớp phân quyền

   Trung tâm xác thực cho phép đăng nhập một lần vào mọi bảng điều khiển. Quyền truy cập kết hợp vai trò, phòng ban và một trong sáu cấp, cùng các thuộc tính như hạn mức phê duyệt; phía máy chủ xác định quyền từ token đã xác minh, không tin giá trị mà bên gọi gửi kèm trong header.

3. 3. Nhật ký kiểm toán mặc định

   Bộ chặn kiểm toán ghi lại mọi thao tác tạo, sửa và xóa kèm người thực hiện và giá trị trước, sau. Chứng từ mang số chạy bắt đầu lại mỗi năm, còn đơn đặt hàng và phiếu nhận hàng được in theo đúng mẫu văn phòng đang dùng.

4. 4. Chuỗi sản xuất thành một luồng

   Dự án phát triển sản phẩm mới (NPD) lưu brief, công thức R&D và BOM bao bì theo phiên bản rồi chuyển thành yêu cầu sản xuất. Bộ phận kế hoạch thêm tỷ lệ hao hụt, phần thiếu được lập yêu cầu mua hàng ngay từ kế hoạch, và xưởng không thể bắt đầu mẻ sản xuất cho đến khi mọi dòng nguyên liệu đã được xuất kho.

5. 5. Kiểm soát nằm trong quy trình

   Hàng nhập kho phải qua QC với theo dõi lô, nhãn cách ly và nguyên tắc FEFO. Kiểm tra QC và phê duyệt xuất xưởng của QA do hai vai trò khác nhau đảm nhận, còn chứng từ tài chính đi qua bộ kiểm tra phân tách nhiệm vụ nên người lập không thể tự duyệt hay ghi sổ.

ORGANICS ERP đang vận hành thực tế cho hơn 500 người dùng. Kiểm thử chấp nhận người dùng (UAT) diễn ra song song, và các bản sửa lỗi đạt kiểm thử được đưa lên môi trường thật liên tục.

• Mọi phòng ban, một hệ thống

  Mỗi nhóm làm việc trong bảng điều khiển riêng sau một lần đăng nhập và chỉ thấy phần việc mà vai trò, phòng ban của mình cho phép.

• Truy vết từ brief đến tồn kho

  Brief, công thức, BOM, yêu cầu sản xuất, đơn mua, phiếu nhận hàng và kết quả QC của mỗi sản phẩm liên kết với nhau, nên bước nào cũng truy ngược được.

• Phê duyệt đứng vững khi kiểm tra

  Hệ thống từ chối việc tự phê duyệt theo thiết kế, và mọi thay đổi đều được ghi lại ai làm và đã đổi gì.

• Chỉ sản xuất khi đủ nguyên liệu

  Phần nguyên liệu thiếu được chuyển thành yêu cầu mua hàng ngay từ kế hoạch, và sản xuất chỉ bắt đầu khi mọi dòng nguyên liệu đã được xuất kho.