ORGANICS ERP

งานผลิตเครื่องสำอางของ Organics ไหลผ่านหลายแผนก ทั้งฝ่ายขาย R&D ออกแบบบรรจุภัณฑ์ จัดซื้อ วางแผน โรงงาน คลังสินค้า QA QC และการเงิน ทุกจุดที่ส่งต่องาน ไม่ว่าจะเป็นบรีฟที่กลายเป็นสูตร สูตรที่กลายเป็นรายการวัตถุดิบและบรรจุภัณฑ์ หรือวัตถุดิบที่ขาดจนต้องสั่งซื้อ ต้องไปถึงทีมถัดไปครบถ้วนและตรวจสอบย้อนหลังได้ ORGANICS ERP ยังเป็นระบบที่บริษัทใช้เตรียมความพร้อมสู่การเข้าจดทะเบียนในตลาดหลักทรัพย์ (IPO) ทุกธุรกรรมจึงต้องบอกได้ว่าใครสร้าง ใครอนุมัติ และมีหลักฐานอะไรรองรับ โจทย์ของเราคือให้ทุกแผนกทำงานบนข้อมูลชุดเดียวกันผ่านการล็อกอินครั้งเดียว โดยแต่ละคนเห็นเฉพาะงานที่บทบาทและแผนกของตนมีสิทธิ์ และระบบต้องใช้เอกสารแบบเดียวกับที่สำนักงานใช้อยู่ เพื่อให้ระบบปรับตามวิธีทำงานของโรงงาน ไม่ใช่ให้โรงงานต้องปรับตามระบบ

เราไม่ได้เริ่มจากเทคโนโลยี แต่เริ่มจากการเดินตามสินค้าหนึ่งตัว ตั้งแต่วันที่ลูกค้าส่งบรีฟจนถึงวันที่ของออกจากคลัง แล้วออกแบบให้แต่ละแผนกมีระบบงานของตัวเอง โดยทุกแผนกใช้ข้อมูลชุดเดียวกัน งานที่แผนกหนึ่งทำเสร็จจึงไปถึงมือแผนกถัดไปทันที ไม่ต้องส่งไฟล์ ไม่ต้องคีย์ซ้ำ และพนักงานทุกคนเข้าได้ทุกระบบด้วยการล็อกอินครั้งเดียว

1. 1. ฝ่ายขาย: บรีฟลูกค้ากลายเป็นโปรเจกต์สินค้าใหม่

   ฝ่ายขายเก็บข้อมูลแบรนด์ลูกค้า บรีฟ ตัวอย่างสินค้า และใบเสนอราคาไว้ในที่เดียว บรีฟที่ตกลงกับลูกค้าแล้วจะเปิดเป็นโปรเจกต์พัฒนาสินค้าใหม่ที่ทุกแผนกเห็นสถานะเดียวกัน ฝ่ายขายจึงตอบลูกค้าได้ทันทีว่างานอยู่ขั้นไหน โดยไม่ต้องโทรไล่ถามทีละแผนก

2. 2. R&D: สูตรที่อนุมัติแล้วคือสูตรที่ไปผลิต

   ทีม R&D พัฒนาสูตร ทดลองผลิต ทดสอบความคงตัว และขอเบิกสารเคมีในระบบเดียวกัน ทุกครั้งที่ปรับสูตรระบบจะเก็บเป็นเวอร์ชันใหม่ เมื่อสูตรผ่านการอนุมัติ สูตรฉบับนั้นจะถูกส่งต่อให้การผลิตโดยตรง ไม่มีการพิมพ์สูตรใหม่หรือหยิบไฟล์ผิดฉบับ

3. 3. ออกแบบบรรจุภัณฑ์: รู้ครบว่าสินค้าหนึ่งชิ้นใช้อะไรบ้าง

   ทีมออกแบบดูแลงานออกแบบบรรจุภัณฑ์และจัดทำรายการวัสดุบรรจุภัณฑ์ของสินค้าแต่ละตัว รายการนี้อยู่คู่กับสูตรของ R&D บริษัทจึงรู้ครบตั้งแต่ก่อนเริ่มผลิตว่าสินค้าหนึ่งชิ้นต้องใช้วัตถุดิบและบรรจุภัณฑ์อะไรบ้าง

4. 4. วางแผนและโรงงาน: เริ่มผลิตเมื่อของพร้อมจริง

   ฝ่ายวางแผนเปลี่ยนคำขอผลิตเป็นแผนการผลิต เผื่อวัตถุดิบที่สูญเสียระหว่างผลิต และจัดคิวงานตามปฏิทินของแต่ละสถานีผลิต หน้างานจะเริ่มผลิตล็อตไหนได้ก็ต่อเมื่อเบิกวัตถุดิบครบทุกรายการแล้ว และผลตรวจ QC ระหว่างผลิตถูกบันทึกไว้กับล็อตนั้นทันที

5. 5. จัดซื้อ: ของขาดเมื่อไรก็สั่งได้จากแผนทันที

   เมื่อแผนผลิตพบว่าวัตถุดิบไม่พอ ใบขอซื้อจะเปิดได้จากแผนทันที ฝ่ายจัดซื้อขอราคาจากผู้ขายหลายราย เปรียบเทียบราคาในหน้าเดียว ออกใบสั่งซื้อ รับสินค้า และคืนสินค้าให้ผู้ขายได้ครบในระบบเดียว ใบสั่งซื้อและใบรับสินค้ายังพิมพ์ออกมาตามแบบฟอร์มที่บริษัทใช้อยู่เดิม

6. 6. คลังสินค้าและคุณภาพ: ของเข้าต้องผ่าน QC ก่อนใช้

   วัตถุดิบที่รับเข้าทุกล็อตต้องผ่าน QC ก่อนถูกนำไปใช้ คลังติดตามสินค้าเป็นรายล็อต ติดป้ายสถานะ จ่ายของที่หมดอายุก่อนออกก่อน แจ้งเตือนของใกล้หมดอายุและสต็อกต่ำ นับสต็อก และรับสินค้าสำเร็จรูปเข้าคลังก่อนออกใบส่งของให้ลูกค้า งานตรวจของ QC และการปล่อยสินค้าของ QA แยกคนรับผิดชอบกันชัดเจน

7. 7. การเงินและผู้บริหาร: ตัวเลขที่ตรวจสอบได้ พร้อมเตรียมเข้าตลาดหลักทรัพย์

   ฝ่ายการเงินและบัญชีดูแลใบแจ้งหนี้ลูกค้าและผู้ขาย การรับเงิน การกระทบยอดธนาคาร งบประมาณตามศูนย์ต้นทุน และงบการเงินในระบบเดียวกัน คนที่สร้างเอกสารจะอนุมัติหรือบันทึกบัญชีเอกสารนั้นเองไม่ได้ ผู้บริหารมีกล่องอนุมัติรวมของทุกแผนก และทุกการแก้ไขถูกบันทึกว่าใครทำ เมื่อไร และเปลี่ยนจากอะไรเป็นอะไร ซึ่งเป็นหลักฐานที่บริษัทต้องใช้ในการเตรียมเข้าตลาดหลักทรัพย์

ORGANICS ERP ใช้งานจริงแล้วกับผู้ใช้กว่า 500 คน การทดสอบรับรองโดยผู้ใช้ (UAT) ดำเนินควบคู่กันไป และการแก้ไขที่ผ่านการทดสอบจะถูกนำขึ้นระบบจริงอย่างต่อเนื่อง

• ทุกแผนกบนระบบเดียว

  แต่ละทีมทำงานในคอนโซลของตัวเองผ่านการล็อกอินครั้งเดียว และเห็นงานตามสิทธิ์ของบทบาทและแผนก

• ตรวจย้อนได้ตั้งแต่บรีฟถึงสต็อก

  บรีฟ สูตร รายการบรรจุภัณฑ์ คำขอผลิต การจัดซื้อ การรับสินค้า และผล QC ของสินค้าแต่ละตัวเชื่อมโยงกัน ย้อนดูที่มาของทุกขั้นได้

• การอนุมัติที่ตรวจสอบได้

  ระบบไม่ยอมให้อนุมัติงานของตัวเอง และบันทึกทุกการเปลี่ยนแปลงว่าใครทำและเปลี่ยนอะไร

• ผลิตเมื่อวัตถุดิบพร้อมจริง

  วัตถุดิบที่ขาดเปิดเป็นใบขอซื้อได้จากแผนผลิต และการผลิตเริ่มได้เมื่อเบิกวัตถุดิบครบทุกรายการแล้วเท่านั้น